FAQ Externalisation complète de la paye

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Externalisation complète de la paye

L’externalisation de la paye permet à votre entreprise de sous-traiter les salaires afin de se libérer de toutes les opérations complexes et fastidieuses liées au traitement de la paye et des charges sociales (bulletins de paye, charges sociales, DADS-U, solde de tout compte. Ainsi vous vous recentrer sur votre activité première en déléguant votre paye à EBP Presta Paye qui dispose de personnels qualifiés et spécialisés.L’externalisation permet de bénéficier des compétences d’une équipe qualifiée et spécialisée, de véritables spécialistes de la paie.  Un gestionnaire est mis à votre disposition pour plus de rapidité, sécurité et efficacité dans le traitement des salaires. EBP Presta Paye vous garantie une paye juste.
Les opérations prises en charge par EBP Presta Paye sont les suivantes :
  • L’établissement et contrôle des bulletins de salaire
  • La gestion des évènements liés aux salariés (arrêts de travail maladie…)
  •  La réalisation des documents liés au départ des salariés (certificat, Reçu pour solde de tout compte, Attestation employeur dématérialisée
  • Les états des provisions de congés payés
  • La transmission des états de paye : états des charges, livre de paye, journal de paye, état des paiements, état réduction Fillon, Etat CICE
  • La télétransmission de l’ensemble des déclaratifs
  • La réponse à l’ensemble de vos questions (calcul de paie, nouvelle règlementation, …)
EBP Presta Paye vous garantit l’expertise d’une équipe de paye qui applique les normes attendues par les organismes de protection sociale, un traitement des bulletins de paye conforme à la législation en vigueur et aux spécificités de votre activité avec une  vérification de la cohérence des informations fournies sur les paies, par rapport aux usages, au code du travail, à la convention collective applicable le cas échéant. Le tout dans en veillant au respect des échéances sociales.
Notre équipe vous simplifie la gestion des cas complexes (mi-temps thérapeutique, enfant malade, arrêt de travail, départ en retraite…).

EBP Presta Paye gérons les conventions suivantes :

  • Aéraulique, thermique et frigorifique
  • Ameublement : fabrication
  • ameublement : Négoce
  • Animation
  • Architecture : entreprises
  • Articles de sport et d'équipement de loisirs
  • Assurances : agences générales
  • Assurances : Courtage
  • Automobile
  • Avocats salariés
  • Bâtiment
  • bois et scieries
  • Boucherie, boucherie-charcuterie, boucherie hippophagique
  • Boulangerie-Pâtisserie : entreprises artisanale
  • Bricolage
  • Bureaux d'études techniques
  • Cabinets médicaux
  • Chaussures : détaillants
  • Coiffure
  • Commerce de détail des fruits et légumes, épicerie et produits laitiers
  • Commerce de détail et de gros  à prédominance alimentaire
  • Commerce de gros
  • commerces de détail non alimentaires
  • Commerces de gros de l'habillement, de la mercerie, de la chaussure et du jouet
  • Dentaires : cabinets
  • Dentaires : prothésistes et laboratoires de prothèse dentaire
  • Droit du travail
  • Esthétique-Cosmétique et enseignement associé
  • Experts-comptables et commissaires aux comptes
  • Fleuristes, vente et services des animaux familiers
  • Formation : organismes
  • Gardien, concierges et employés d'immeubles
  • Géomètres-experts, topographes
  • Habillement et articles textiles: commerce de détails
  • Hôtels, cafés, restaurants
  • Immobilier
  • Import export
  • Imprimerie de labeur et industrie graphique
  • industries et du commerce de la récupération
  • Journalistes
  • Librairie
  • matériel agricoles, de BTP et de manutention: maintenance distribution et location
  • Médico-techniques : négoce et prestation de services
  • Métallurgie
  • MSA
  • Mutualité
  • Navigation de plaisance
  • Pharmacie d'officine
  • Poissonnerie
  • prestataires de services
  • propreté
  • Publicité
  • Restauration rapide
  • Sérigraphie : industrie
  • services à la personne : entreprises
  • Sociaux et sociaux culturels (centres) et autres acteurs du lien social (associations)
  • Sport
  • Sport : commerce des articles de sport et équipement de loisirs
  • Tourisme: agence de voyages et de tourisme
  • Transport routier
  • Voyageurs, représentants, placiers (VRP)
Nos équipes EBP Presta Paye gèrent toutes les payes classiques et sont formées aux spécificités de votre secteur. EBP Presta Paye Propose également une gestion des payes spécifiques des secteurs  suivants : 
  • Paye Bâtiment (BTP)
  • Paye CHR hôtels, cafés, restaurants (HCR)
  • Paye Transport
  • Paye Agricole
  • Paye multi établissements
  • Paye DOM TOM

La mise en place de l’externalisation de votre paye

Une fiche navette devra être transmise complétée à EBP Presta Paye accompagnée des documents demandés en annexes et qui sont nécessaires au montage et à l’analyse de votre dossier. Notre service de montage réalise un audit des payes antérieures et paramètre votre dossier en tenant compte de ces spécificités. EBP Presta Paye vous guide étape par étape, dans la mise en œuvre de votre première paie externalisée.
La reprise de vos dossiers de paie peut s’effectuer à tout moment au cours de l’année. 
Avec la sous-traitance de la paie, EBP Presta Paye se charge de tout : votre gestionnaire dédié gère l’ensemble de vos payes et formalités sociales. Nos spécialistes restent disponibles et réactifs sur votre dossier et répondent à toutes vos questions.

Le Webpaye

Webpaye est une interface d’échange, pratique et simple d’utilisation. Il vous permet de transmettre rapidement et de façon sécurisée toutes vos demandes et variables de paye. Vous n’avez qu’à saisir vos éléments variables (congés, absences, primes, …). Vos documents sont publiés sur le Webpaye (bulletins de paye, état des paiements, Etat des charges, livre de paye, journal de paye, Etat récapitulatif Fillon, état CICE, …). Vous pouvez alors les télécharger. Vous avez accès à tout moment à vos documents.
Le Webpaye permet également d’avoir un suivi précis et rigoureux de toutes les étapes de traitement de vos demandes.
Grâce au Webpaye, vous :
  • mettez à jour vos données,
  • transmettez vos données,
  • Effectuez votre demande de traitement de la paye
  • consultez vos documents
  • Téléchargez vos documents
  • Faites vos demandes diverses
  • Echangez avec EBP Presta Paye
EBP Presta Paye vous accompagne en vous délivrant une formation pour une première prise en main de l’interface Webpaye. 

Connexion

Pour accéder à votre espace personnel Webpaye et ainsi accéder à votre dossier de paye externalisée, vous devez vous rendre sur le site WebPaye à l’adresse suivante : https://webpaye.ebp.com. 
Il ne vous reste plus qu’à vous identifier. Pour ce faire, saisissez les identifiants qui vous auront été transmis par EBP Presta Paye. Une fois connecté, sélectionnez votre dossier de travail sur votre tableau de bord.
EBP Presta Paye peut sur demande vous générer un nouveau mot de passe. Votre demande devra parvenir à l’adresse suivante : contact.productionpaye@ebp.com
Si vous avez un profil administrateur, vous pouvez réinitialiser votre mot de passe via le menu « Paramètres » + « Liste des utilisateurs ». Vous avez la possibilité soit : 
  • de créer un nouveau mot de passe en le saisissant dans le champ « Mot de passe » et cliquer sur le bouton « Valider »
  • de cliquer sur le bouton « Générer ». Un mot de passe sera initialisé automatiquement. Puis cliquer sur le bouton « Valider »

Dans les deux cas, un mail d’information parvient à l’utilisateur pour lui communiquer ses nouveaux identifiants.


Si vous avez un profil administrateur, vous pouvez réinitialiser votre mot de passe via le menu « Paramètres » + « Liste des utilisateurs ». Vous avez la possibilité soit : 
  • de créer un nouveau mot de passe en le saisissant dans le champ « Mot de passe » et cliquer sur le bouton « Valider »
  • de cliquer sur le bouton « Générer ». Un mot de passe sera initialisé automatiquement. Puis cliquer sur le bouton « Valider »

Dans les deux cas, un mail d’information parvient à l’utilisateur pour lui communiquer ses nouveaux identifiants.

Vous devez adresser un mail à contact.productionpaye@ebp.com en indiquant pour le nouvel utilisateur : 
  • le nom,
  • prénom,
  • l’adresse mail
  • le type d’accès que vous souhaitez lui attribuer (consultation des documents, saisie des variables de paye, validation des variables de paye, gestion des dossiers, gestion des utilisateurs.)

Les dates de transmission

Les variables de paye sont transmises entre le 10 et 15 du mois. EBP Presta Paye vous informe de la mise à disposition de la grille de saisie par mail.
Toutes les informations collectées sur Webpaye sont transmises à votre gestionnaire de paye lorsque vous effectuez votre demande de traitement de paye.
Sous 48 heures ouvrées, votre gestionnaire de paye met à votre disposition l’ensemble des documents de paye et vous transmet un message afin de vous signaler la disponibilité des documents.

Saisie des variables et des évènements de paye

EBP Presta Paye vous permet de saisir dans une grille les éléments variables nécessaires à l'établissement de votre paie (Heures contractuelles, salaires de base, heures supplémentaires, avantages en nature, prime, Commissions, remboursement frais transport, acompte, etc).

Lorsque vous effectuez votre demande de traitement de la paye, les informations présentes dans cette grille sont importées dans notre application de paye. 

Vous pouvez, via cette grille effectuer vos demandes de congés/absences ou de saisir un commentaire permettant d’apporter une précision au gestionnaire.


La grille de saisie des variables est personnalisée en fonction des rubriques propres à votre dossier de paye au moment de son paramétrage. EBP Presta Paye peut à tout moment modifier cette liste (ajout ou suppression de variables) sur votre demande où de sa propre initiative si cela est nécessaire.
Pour communiquer vos éléments de paye, vous devez de renseigner le tableau de saisie des variables. Pour ce faire, sélectionnez le menu « Saisie du mois »
.
Lorsque la saisie des variables est terminée pour un salarié, elle peut être verrouillée afin de ne plus être modifiable. 
  • Cliquer sur le bouton   pour verrouiller la saisie 

Deux choix sont proposés pour effectuer ces demandes : 

1er choix : Via le tableau de saisi des variables sur chacun des salariés
  • Pour communiquer vos éléments de paye, vous devez  renseigner le tableau de saisie des variables. Pour ce faire, sélectionnez le menu « Saisie du mois »
  • et sélectionner le bouton
     
2ème choix : Via le menu « Demandes » pour une saisie en masse

  1.  Cliquer sur le bouton   de la colonne « Action » du salarié concerné dans le tableau de saisie des variables
  2. Cliquer sur le bouton   afin de saisir les dates d’absence. Une ligne de saisie est proposée. La fiche du salarié concerné s’affiche
  3. Sélectionner le type d’absence
  4. Saisir les dates de début et de fin de l’absence
  5. Cliquer sur le bouton   pour valider la saisie
  6. Cliquer à nouveau sur le bouton   pour saisir d’autres congés pour ce même salarié
  7. Cliquer ensuite n’importe où à gauche ou à droite de l’écran pour quitter cette fenêtre
Pour effectuer une demande de type « Arrêt de travail »
  1. Faire Menu « Demande » + « Arrêt de travail »
  2. Sélectionner le salarié concerné
  3. Sélectionner le type d’absence
  4. Cocher l’option « Demande de subrogation » si la subrogation est appliquée
  5. Renseigner les dates de subrogation
  6. Si le dossier de paye n’est pas passé en DSN, alors cocher l’option « Éditer attestation de salaire » afin que votre gestionnaire de paye la prenne en charge
  7. Un commentaire peut être saisi dans le champ « Autre information »
  8. Cliquer sur « Enregistrer en brouillon » ou sur « Demande d’exécution » en fonction de ce qui est souhaité

Un justificatif peut être joint via le bouton « Ajouter un document »

Les demandes de type « Autre » permet d’échanger avec EBP Presta Paye. Vous pouvez effectuer les demandes qui ne peuvent pas être transmises au gestionnaire via les autres menus existants sur Webpaye (ex : demande de modification d’un bulletin, demande de changement d’adresse, demande d’information …)

Pour effectuer une demande de type « Autre »

  1. Faire Menu « Demande » + « Autre »
  2. Sélectionner la catégorie de demande
  3. Sélectionner le salarié si la demande concerne un salarié
  4. Indiquer le sujet de la demande
  5. Saisir le message
  6. Cliquer sur « Enregistrer en brouillon » ou sur « Demande d’exécution »

Le traitement de la paye

Pour demander la réalisation des payes du mois, vous devez effectuer une demande de traitement de la paye grâce au menu Menu « Demandes » + « Traitement de la paye »

Cette opération permet de transmettre les saisies et les évènements renseignés tout au long du mois à au gestionnaire de paye. Sont transmis : 

  • Les saisies et les évènements verrouillés 
  • Les demandes et les évènements à l’état brouillon, à la condition que les options « Demander l’exécution des congés et absences à l’état brouillon » et « Demander l’exécution des évènements à l’état brouillon »  soient cochées.

Comment récupérer les documents de paye et les déclarations

Pour demander la réalisation des payes du mois, vous devez effectuer une demande de traitement de la paye grâce au menu Menu « Demandes » + « Traitement de la paye »

Cette opération permet de transmettre les saisies et les évènements renseignés tout au long du mois à au gestionnaire de paye. Sont transmis : 

  • Les saisies et les évènements verrouillés 
  • Les demandes et les évènements à l’état brouillon, à la condition que les options « Demander l’exécution des congés et absences à l’état brouillon » et « Demander l’exécution des évènements à l’état brouillon »  soient cochées.
2 menus sont proposés :

1er choix : Menu « Documents » + « Liste des documents »

Votre gestionnaire publie par défaut l’ensemble des documents de paye. A savoir :

  • Les bulletins de paye par salarié
  • Un PDF regroupant les bulletins pour chaque société
  • L’état des charges
  • Le journal de paye
  • Le livre de paye
  • L’état récapitulatif Fillon
  • L’état CICE
  • Le transfert comptable

2ème choix : Menu « Documents » + « Document de paye »

Ce menu permet de consulter et télécharger les saisies du mois, états de paye, journal de paie, Livre de paie, et état de paiement, OD comptable … au format PDF.

Grâce au menu « Documents », vous visualisez et téléchargez les documents de votre dossier. La recherche est simplifiée par des possibilités de classement, de tri ou de recherche proposées.

2 possibilités existent pour télécharger vos documents : 
Faire « Documents » + « Liste des documents »
Faire « Documents » + « Documents de paye »

  • Sélectionner éventuellement le   pour ouvrir le répertoire
  • Cocher le ou les documents à télécharger
  1. Cliquer sur le bouton  
  2. Enregistrer les documents téléchargés sur le poste en local
  3. Faire « Documents » + « Documents de paye »
  4. Se positionner sur l’onglet désiré : saisie du mois, Etat des payes, Comptabilité, Déclarations …
  5. Sélectionner le mois
  6. Sélectionner l’établissement
  7. Sélectionner les documents
  8. Cliquer sur le bouton Gestion des entrées et sorties des salariés

Comment télécharger les documents ?

  1. Faire Menu « Demande » + « Entrée d’un salarié »
  2. Sélectionner l’établissement concerné si le dossier est multi-établissements
  3. Renseigner l’ensemble des champs demandés
  4. Indiquer les informations qui n’auront pas pu être renseignées via les champs proposés dans l’encadré « Autres Informations »
  5. Cliquer sur « Enregistrer en brouillon » ou sur « Demande d’exécution »

Pour effectuer une demande de sortie d’un salarié
  1. Faire Menu « Demande » + « Sortie d’un salarié »
  2. Sélectionner le champ « propriété » : Deux choix sont proposés
  3. A la fin du mois : Les documents de solde de tout compte doivent être établis en même temps que la demande de traitement de la paye
  4. Urgente : Les documents de sortie doivent être établis rapidement
  5. Renseigner l’ensemble des champs demandés
  6. Indiquer les informations qui n’auront pas pu être renseignées via les champs proposés dans l’encadré « Autres Informations »
  7. Cliquer sur « Enregistrer en brouillon » ou sur « Demande d’exécution »

A propos

EBP Presta Paye est une Business Unit appartenant au groupe EBP.

Elle a été créée pour accompagner les entreprises dans la gestion de leur paye. Ce service d’externalisation leur permet ainsi de se concentrer sur leur cœur de métier en se déchargeant du traitement des bulletins de paie et de la gestion des déclarations sociales.

En savoir plus

 

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CONTACT

  • Adresse: Rue de cutesson,
    ZA du bel air, 78120, Rambouillet, France
  • Tél: (+33)1 34 94 85 70
  • email: contact.paye@ebp.com